Dokumentvorlagen erstellen

Um Vorlagen für Rechnungen oder Lieferscheine zu erstellen, öffnen Sie zuerst das Modul @Home -> Bestellungen.

Klicken Sie auf Dokument -> Dokumentenvorlagen bearbeiten.

Hinweis:
Sie können auch für jedes andere Modul Dokumentvorlagen erstellen,
wechseln Sie hierzu in das gewünschte Modul und wählen Sie dann über
Dokument die Dokumentenvorlagen bearbeiten aus.

Neue Dokumentenvorlage erstellen

Wählen Sie unter Dokument den Punkt Dokumentenvorlage bearbeiten.

In der Vorlagenverwaltung werden Ihnen bereits einige vordefinierte Vorlagen angezeigt.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf Neue Vorlage. Wenn Sie eine der bestehenden Vorlagen verändern möchten, doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

Möchten Sie eine Vorlage verwenden, aber nicht verändern, so erstellen Sie eine Kopie dieser Vorlage. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie Kopie erstellen.

Es öffnet sich nun das Fenster Vorlage bearbeiten. Unter Templatename geben Sie den Vorlagennamen ein, unter der diese gespeichert werden soll.

Möchten Sie, dass das Dokument bei Anwendung gedruckt werden soll, wählen Sie unter Drucker zuweisen den gewünschten Drucker aus.

Um die Vorlage zu erstellen bzw. zu bearbeiten, klicken Sie auf Designer.

Es öffnet sich nun der Formulardesigner. Hier können Sie Vorlagen für Rechnungen, etc. erstellen ohne Grundwissen über HTML haben zu müssen.

Der Formulardesigner

Jede Dokumentenvorlage können Sie unterteilen in Bereiche: Kopfzeile, Seitentitel, Auflistung, Zusammenfassung und Fußzeile.

• Kopfzeile: In der Kopfzeile kommen die Informationen hinein, die immer oben am Anfang jeder Seite stehen sollen (z.B. Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, usw.)
• Seitentitel: Der Seitentitel kommt direkt unter die Kopfzeile, jedoch nur auf die erste Seite. Dies ist nützlich für die Rechnungsadresse des Käufers und für Spaltenbezeichnungen (Menge, Bezeichnung, Einzelpreis, MwSt.-Satz, Gesamtpreis pro Artikel).
• Auflistung: In der Auflistung werden die Datenbank - Kürzel eingefügt, die Sie für die Produktauflistung benötigen, z.B. $order_products_quantity$ für die Menge. Bei Anwendung der Vorlage werden dann hier automatisch die Kürzel mit den Kaufinformation automatisch gefüllt.
• Zusammenfassung: In der Zusammenfassung werden die Kürzel eingefügt, die die Berechnungen aus der Auflistung übernehmen. (Bsp.: Das Kürzel $order_totalnetto$ berechnet den Netto - Gesamtbetrag).
• Fußzeile: In die Fußzeile kommen die Informationen hinein, die am Ende des Dokuments aufgeführt werden sollen, z.B. Zahlungsinformationen, Bankverbindung, usw.

Um einen neuen Bereich einzufügen, klicken Sie auf Neuer Bereich. Wählen Sie zuerst Kopfzeile aus. Es wird nun der "Seitenkopf" eingefügt. Mit der Maus können Sie diesen in die gewünschte Größe ziehen.

Um ein neues Textfeld oder Datenfeld (ein Textfeld ist statisch - das Datenfeld dynamisch) zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Text. Klicken Sie nun dann die Stelle, wo das Textfeld angelegt werden soll. Per Drag & Drop lässt sich dieses an die gewünschte Position verschieben. Um die Größe des Feldes zu ändern, klicken Sie dieses einmal an, damit die "Zieh - Punkte" angezeigt werden. Mit Ziehen der Maus lässt sich das Feld in die gewünschte Größe ändern.

Um ein Textfeld editieren zu können, klicken Sie das Feld einmal mit der Maus an, dass wieder die "Zieh - Punkte" aktiv sind.

Dann geben Sie im linken Bereich unter Freitext oder Datenfeld den gewünschten Text ein (Nutzen Sie hierzu den Button neben dem Eingabefeld).

Es öffnet sich ein Eingabefenster, indem Sie bequem den gewünschten Text eingeben können.

Klicken Sie dann auf OK.

Formatierung eines Feldes

Wenn Sie den Inhalt des Text- bzw. Datenfeldes formatieren möchten, können Sie z.B. die Ausrichtung, die Schriftart, Farbe, etc. ändern.

Klicken Sie hierzu einmal auf das Feld. Unter Schriften haben Sie folgende Möglichkeiten:

• die Ausrichtung (linksbündig, zentriert und rechtsbündig) zu ändern
• für fette, kursive und unterstrichene Schrift
• Schriftfarbe
• die Schriftart und Schriftgröße

Das Datenfeld

Ein Textfeld verwenden Sie für einen statischen Text, also einen Text der sich nicht ändern muss. Ein Datenfeld verwenden Sie für Felder die dynamisch mit den Inhalten aus Datenbankfeldern "gefüttert" werden sollen.

Als Beispiel wollen wir in unserem "Seitenkopf" unsere Firmenadresse mit Datenbankkürzeln einfügen. Hierbei verwenden wir "Benutzerdatenfelder".

Die Benutzerdatenfelder holen sich die Informationen aus der Benutzerverwaltung (siehe Benutzerverwaltung in etope 8).

Klicken Sie zuerst auf Neuer Text. Klicken Sie an die Stelle im Bereich, wo das Feld angelegt werden soll. Klicken Sie auf Benutzerdatenfeld.

Bitte beachten Sie, dass das Textfeld "aktiv" sein muss. Es müssen die "Zieh - Punkte" zu sehen sein, anderenfalls müssen Sie vorher einmal auf das Textfeld klicken.

Um z.B. den Firmennamen einzufügen, wählen Sie das Kürzel userlist_company aus und klicken auf Auswählen.

Wenn Sie bereits mit den Kürzeln vertraut sind, können Sie diese auch direkt im Feld unter Freitext oder Datenfeld eingeben.

Sie haben damit auch die Möglichkeit mehrere Kürzel in ein Feld einzugeben. Bitte beachten Sie, dass dies jedoch nicht bei allen Kürzeln geht.

So können Sie z.B. die Kürzel für Vor- und Nachnamen in ein Feld eingeben. Dies ist sinnvoll aus Formatierungsgründen.

In diesem Beispiel sind der Vor - und der Nachname in einem Feld: $userlist_firstname$ $userlist_lastname$

Hinweis:
Wenn Sie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben, können Sie die Kürzel $order_totalvat(19)$ für 19% und $order_totalvat(7)$ für 7% nutzen.
Sie können auch jeden beliebigen Wert für die Zahl 19 oder 7 eingeben: $order_totalvat( %MEHRWERTSTEUERSATZ% )$

Bild einfügen

Um ein Bild einzufügen, markieren Sie zunächst den gewünschte Bereich, in der das Bild eingefügt werden soll.

Klicken Sie auf Neues Bild und dann an die gewünschte Position im Bereich. Es wird nun ein Platzhalter eingefügt. Diesen können Sie wie ein Textfeld per Drag & Drop verschieben und durch Ziehen an den Punkten in der Größe verändern.

Um den Platzhalter zu füllen, markieren Sie diesen und klicken Sie links auf Bild auswählen.

Barcode einfügen

Markieren Sie den Bereich, in dem der Barcode erscheinen soll.

Klicken Sie dann auf Neuer Barcode und dann einmal mit der Maus an die gewünschte Position im aktiven Bereich. Diesen können Sie wie ein Textfeld per Drag & Drop verschieben und durch Ziehen an den Punkten in der Größe verändern.

Markieren Sie den Barcode, so dass die "Ziehpunkte" aktiv sind und klicken Sie dann links auf Moduldatenfeld. Wählen Sie dort das gewünschte Kürzel aus.

Auflistung

Um z.B. eine Artikelauflistung der gekauften Artikel mit Menge, Preis, Bezeichnung, etc. zu erzeugen, benötigen Sie den Bereich "Auflistung".

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Bereich und wählen Sie Auflistung.

Klicken Sie als nächstes in den neu erstellten Bereich, so dass dieser aktiv ist.

Wählen Sie links unter "Objekteigenschaften" das gewünschte Modul in Daten aus Modul.

Für eine Artikelauflistung einer Bestellung wählen Sie "Bestellte Produkte".

Anhand eines Beispiels können wir die Einbindung der Kürzel im Auflistungsbreich am besten erklären:

Nachdem Sie den Bereich erstellt haben und die Moduldatenbank ausgewählt haben, fügen Sie nun Ihre Kürzel ein.

Erstellen Sie so viele Textfelder, wie Sie an Datenbankvariablen benötigen.

In unserem Beispiel möchten wir eine Auflistung von Menge, Bezeichnung, Einzelpreis, Steuersatz und Gesamtpreis.

• Für die Menge erstellen Sie ein Textfeld und positionieren dieses an die gewünschte Stelle.

Markieren Sie Ihr Feld, so dass die "Ziehpunkte" aktiv sind. Klicken Sie auf Moduldatenfeld und wählen Sie das Feld "order_products_quantity" aus.

• Nun benötigen wir die Artikelbezeichnung. Erstellen Sie ein weiteres Textfeld und wählen Sie als Moduldatenfeld "order_products_title" aus.

• Erstellen Sie für Einzelpreis ein Textfeld. Für den Nettoeinzelpreis wählen Sie das Kürzel "order_products_pricenetto".

• Erstellen Sie für den Steuersatz ein Textfeld. Als Moduldatenfeld wählen Sie "order_products_vat".

• Als letztes Auflistungskürzel benötigen wir den Gesamtpreis. Nun muss etope eine Berechnung von Menge * Einzelnettopreis durchführen. In diesem Fall benötigen wir eine Berechnung der Kürzel.

Erstellen Sie zunächst ein Textfeld. Wenn das Textfeld aktiv ist, fügen Sie unter Freitext oder Datenfeld folgende Berechnung ein: calc[$order_products_quantity$*$order_products_pricenetto$]

TIPP:
Wenn Sie festlegen möchten, wie viele Artikel pro Seite aufgelistet werden sollen, können Sie dies im Bereich Auflistung definieren.
Markieren Sie den Bereich "Auflistung". Sie können für die erste Seite bzw. für jede weitere Seite separat die Anzahl festlegen.
Diese Option finden Sie unterhalb vom Regelwerk.

Regelwerk

Das Regelwerk dient dazu, dass gewisse Texte bei bestimmten Regeln im Dokument ausgegeben werden sollen.

Möchten Sie zum Beispiel, dass eine Rechnung die per PayPal bezahlt wurde, eine spezielle Textpassage beinhaltet, so müssen Sie das Regelwerk nutzen.

An einem Beispiel ist die Funktion einfach erklärt:

Bei der Zahlungsmethode PayPal soll folgender Text in der Rechnung gedruckt werden: "Zahlungseingang per PayPal dankend erhalten."

Erstellen Sie ein Textfeld und wählen Sie über Moduldatenfeld das Datenfeld $order_paymentname$.

Markieren Sie das Datenfeld und klicken Sie auf das Pluszeichen unter "Regelwerk".

Geben Sie nun den Wert ein, den das Datenfeld haben muss, damit das Regelwerk funktioniert. In unserem Beispiel muss order_paymentname den Wert PayPal haben.

Klicken Sie auf OK und definieren Sie dann was das Feld ausgeben soll.

Klicken Sie auf OK. Die neue "Wenn - dann" - Regel ist nun gespeichert und aktiv.

Um eine "Wenn - dann" - Regel wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Datenfeld und auf das Minus - Zeichen unter dem Regelwerk.

Weitere hilfreiche Bearbeitungsfunktionen

• Objekte kopieren

Sie können Objekte (also Textfelder, Datenfelder, Bilder und Barcodes) kopieren und einfügen.

Markieren Sie hierzu das gewünschte Objekt und klicken Sie im Bereich Bearbeiten auf das Symbol für Kopieren und dann auf das Symbol für Auswahl einfügen.

Alternativ können Sie Objekte auch markieren und per Tastenbefehl kopieren und einfügen.

Nutzen sie hier die Tasten STRG + C und STRG + V.

• Objekte ausschneiden oder löschen

Markieren Sie das gewünschte Objekt, welches Sie ausschneiden möchten und klicken Sie auf das Symbol mit der Schere.

Um das Objekt an anderer Stelle wieder einzufügen, wählen Sie wieder das Symbol für Auswahl einfügen.

Alternativ können Sie das Objekt mit STRG + X ausschneiden und per STRG + V wieder einfügen.

Um ein Objekt zu löschen, klicken Sie auf das Symbol mit dem Mülleimer.

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