Etope7 Automatische Funktionen

Die Einrichtung der automatischen Funktionen im Überblick

Bewertungsabgabe

(automatische Gegenbewertung)

Titelmenü → Programmeinstellungen → Tab → Bewertungen. Hier kann das Abrufintervall für erhaltene Bewertungen sowie die Automatisierung der Abgabe von Gegenbewertungen eingestellt werden.

Die Texte werden nach dem Zufallsprinzip aus den hinterlegten Texten ausgewählt. Die Bewertungstexte müssen zuvor angelegt worden sein. Diese Funktion finden Sie direkt im Modul Bewertungen.

eMail Automation

Bei jeder Statusänderung der Transaktion kann etope 7 den automatischen Versand einer Infomail an Ihren Kunden veranlassen. In den eMail Vorlagen werden Datenbankkürzel verwendet, die automatisch durch die Daten der Transaktion ersetzt werden. Beispielsweise nach dem Einlesen der Verkäufe schickt etope auf Wunsch automatisch eine eMail, die aus der von Ihnen zugewiesenen Vorlage generiert wird, an Ihren Kunden.

So richten Sie diese Funktion ein:

• Wählen Sie im Titelmenü → Einstellungen → Benutzerverwaltung.
• Wählen Sie den Benutzer aus für den Sie die Emailautomation konfigurieren möchten und → Emailautomation.
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, welche Sie zuweisen möchten.
• Wählen Sie den Status aus, bei dessen Erreichen die Email gesendet werden soll. Die Ländereinstellung ermöglicht es unterschiedliche Vorlagen zu verwenden, in Abhängigkeit vom Land aus dem der Käufer kommt. Keine Auswahl bedeutet: alle Länder.
• Klicken Sie auf Hinzufügen.
• Wenn Sie mit den Zuweisungen fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Selbstverständlich können einmal getroffene Zuweisungen hier auch wieder gelöscht werden.

Tipp: Die Emailautomation kann in der Enterprise Version auch im Multiuser Modus für jeden User getrennt eingestellt werden.

Rechnungserstellung

Mit der automatisierten eMail kann ebenso automatisch ein Dokument, wie z.B eine Rechnung erstellt und als PDF Anhang versendet werden.

Die Zuweisung des zu erzeugenden Dokuments zur eMail nehmen Sie im Modul Verkäufe unter dem Punkt Benachrichtigen vor.

Wählen Sie die gewünschte eMail Vorlage und Ihr Dokument, beispielsweise die Rechnung aus und speichern Sie die Zuweisung.

Startzeitplanung

Die programminterne Startzeitplanung ist kostenlos. Der PC muss online und eingeschalten, etope gestartet sein. Die Artikel werden dann automatisch zur gewünschten Zeit eingestellt.

Einmalige Planung

Wählen Sie Datum und Uhrzeit und eventuell zusätzliche Optionen:

Zeitversetzt

Bei Mehrfachauswahl in der Übertragungsliste kann hier das Intervall für die zeitversetzte Einstellplanung eingegeben werden.

Autorelist

• Wiedereinstellen bei Nicht verkauft.

Der Artikel wird zur geplanten Zeit gelistet. Bei Nichtverkauf wird er nach dem Einlesen der nicht verkauften Artikel automatisch als Relistartikel in die Übertragungsliste gestellt. Von dort kann der Artikel erneut geplant oder manuell eingestellt werden. Bei Verkauf erfolgt die Gutschrift der eBay Gebühren.1). Relistartikel werden in blauer Schrift dargestellt.

eBay Startzeitplanung

• Als eBay Startzeit planen

Der Artikel wird direkt zu eBay hochgeladen und über die gebührenpflichtige eBay Startzeitplanung von eBay gestartet.

Abverkaufsplanung

Aktivieren Sie die Checkbox bei Stopp wenn Lagermenge .. und geben Sie falls gewünscht die Anzahl für die Reservemenge ein.

Der Artikel wird dann entsprechend Ihres Einstellplans automatisch gelistet, bis die Reservemenge erreicht ist.

Tägliche Planung

Wählen Sie den gewünschten Zeitpunkt für den täglichen Einstellplan.

Bestimmte Wochentage

Aktivieren Sie die Checkboxen bei den gewünschten Wochentagen und wählen Sie den Zeitpunkt für den Einstellplan.

Verkäufe einlesen

etope kann automatisch eBay Transaktionen einlesen. Die Zeiten, zu denen dies erfolgen soll, werden für jeden eBay User individuell definiert. Voraussetzung ist, dass etope zu diesem Zeitpunkt geöffnet und Ihr Rechner sowie gegebenfalls der Server online ist.

Empfehlung: Beim Arbeiten im Netzwerk steuern Sie die Planung über den Server.

So richten Sie diese Funktion ein:

• Wählen Sie im Titelmenü → Einstellungen → Benutzerverwaltung.
• Wählen Sie den User aus, für den Sie die Einlesezeiten definieren möchten und → Einlesezeiten für Verkäufe.
• Es öffnet sich ein Terminplaner, in dem Sie die einzelnen Zeitpunkte an bestimmten Wochentagen und zu bestimmten Uhrzeiten festlegen können. Möchten Sie z.B. am Mittwoch um 12:00 Uhr einlesen, so klicken Sie in das Feld, in dem sich die Spalte Mi. und die Zeile 12:00 schneiden. etope setzt ein grünes Häkchen in dieses Feld. Möchten Sie die Markierung wieder aufheben, so klicken Sie noch mal in dieses Feld. Das Häkchen wird dann wieder entfernt.
• Die Uhrzeiten sind in etope nur zur vollen Stunde angegeben. Klicken Sie auf den Button Eigene Zeit einfügen, wenn Sie eine beliebige Uhrzeit, wie z.B. 12:32 Uhr auswählen möchten.
• Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf Planung speichern.

Hinweis: Auch im MultiuserModus 2) muss die Einstellung für jeden User separat getroffen werden.

Performance Tipp :

Wählen Sie die Intervalle nicht zu kurz.

Zahlungsabgleich

PayPal

PayPal Zahlungen für eBay Verkäufe können vom System automatisch erkannt und zugewiesen werden, nachdem der PayPal Kontoauszug eingelesen wurde.

Hauptmenü → Zahlungsabgleich → PayPal Kontoauszug

Zuvor muss der Account eingerichtet werden.

PayPal Account einrichten

Um einen PayPal Account in etope einzurichten, wird ein API Zugang benötigt. Gehen Sie hierfür zur Paypal Webseite und loggen Sie sich in Ihren Account ein. Wählen Sie Mein Profil → Mehr..

Auf der folgenden Seite wählen Sie API-Zugriff…..

…. und API Berechtigung anfordern.

Wählen Sie dann API Signatur aus.

Sie erhalten dann von PayPal eine Signatur, bestehend aus einem Usernamen, einem Passwort und einem Schlüssel.

Diese Daten müssen in etope eingetragen werden.

Rufen Sie hierfür den PP Zahlungsabgleich auf und wählen Sie Paypal Konto einrichten.

Paypal Zahlungen abgleichen.

Definieren Sie den gewünschten Zeitraum und lesen Sie den Kontoauszug ein.

Die exakten Übereinstimmungen werden in der Liste grün dargestellt. Ein Klick auf Komplette autom.buchen bewirkt die automatische Zuordnung der Transaktionen und das Buchen der Zahlungseingänge. Ein Eintrag wird in die Karteikarte des Kunden geschrieben.

Die verbliebenen oder nicht exakten Zahlungen können manuell zugeordnet werden. Markieren Sie hierfür in der PayPal Übersicht einfach den Zahlungseingang und ziehen Sie diesen per Drag & Drop auf die entsprechende Transaktion. Klicken Sie dann auf Buchen in der Menüleiste.

Sofortüberweisung

„Sofortüberweisung“ ist eine neue, innovative Zahlungsart mit TÜV-Zertifikat und TÜV geprüfter Transaktionssicherheit. Sofortüberweisung wurde von der Payment Network AG entwickelt und wird bereits in zahlreichen Online-Shops in Deutschland eingesetzt. Unter folgendem Link finden Sie die Vorteile für Käufer und Verkäufer: www.sofortueberweisung.de/vorteile

Der Zahlungsabgleich für Sofortüberweisung erfolgt zeitgesteuert. Hier legen Sie das Zeitintervall fest: Titelmenü → Einstellungen → Klick auf das Sofortüberweisung Logo. Die Standardeinstellung ist 30 Minuten. Kürzere Intervalle sind nicht möglich.

Sofortüberweisung - Projekt anlegen

Titelmenü → Einstellungen → Klick auf das Sofortüberweisung Logo.

Egal, ob Sie bereits Kunde bei Sofortüberweisung sind, oder nicht, muss in jedem Fall ein neues Projekt für etope angelegt werden. Klicken Sie dazu auf den Link direkt in der Eingabemaske. Alternativ können Sie auch direkt hier ein Projekt anlegen.

Tragen Sie Ihre Kundennummer und Ihre Projektnummer ein und Speichern Sie die Einstellung. Für die eMail mit den Zahlungsinformationen, die Sie an Ihre Kunden senden, wird ein Link erzeugt, über den der Kunde die Bezahlmöglichkeit aufrufen kann. Hierfür muss in die eMail das Kürzel $sofortueb$ eingefügt werden.

Hinweis: Im Multiusermanagement können Sie für jeden Benutzer einen eigenen Account für Sofortüberweisung anlegen.

HBCI

Sie können den Abgleich Ihrer Zahlungseingänge über die HBCI Schnittstelle oder über den Import einer MT940 (z.B. mit StarMoney Business) Datei durchführen. Damit etope die Zahlungen automatisch zuordnen kann, muss HBCI eingerichtet werden.

HBCI einrichten

Öffnen Sie das Modul Verkäufe. Hauptmenü→ Zahlungsabgleich → Über HBCI Schnittstelle. Klicken Sie auf den Button Neuer Bankaccount.

Falls das DDBAC Modul von DataDesign noch nicht auf Ihrem Rechner installiert ist, werden Sie auf die Downloadseite weitergeleitet. Downloaden Sie die DDBAC Runtime Runtime in der aktuellen Version und klicken Sie auf ausführen. Es öffnet sich das Startmodul des Homebanking Kontakts. Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie HBCI+ oder FinTS mit PIN und TAN. Auf den nächsten Seiten werden Sie aufgefordert Ihre BLZ und Ihre Kontonummer einzugeben. </p>

Wählen Sie die HBCI Version (bei den meisten Banken Standard HBCI 2.2 – Dies können Sie bei Ihrer Bank nachfragen). Ebenso erhalten Sie dort die Internet Adresse für das Online- Banking, die Sie im nächsten Schritt eingeben müssen. </p>

Bestätigen Sie mit Weiter und vergeben Sie auf der nächsten Seite einen Namen für den Homebanking Kontakt, also z.B. „Postbank“.

Wählen Sie Zugang jetzt synchronisieren und → Weiter. Danach werden Sie aufgefordert die PIN für Ihren Onlinebanking Zugang einzugeben. Die Verbindung zum Homebanking wird hergestellt und getestet. Nach erfolgreicher Synchronisation sieht das folgende Fenster so aus:

Schließen Sie das Fenster und klicken Sie im nächsten auf Fertigstellen. etope bestätigt, dass Sie einen neuen Bankaccount angelegt haben.

1) Die Option wird nur bei Artikeln mit Einstellmenge 1 gesetzt, da nur in diesem Fall die Gutschrift der Gebühren möglich ist

2) nur etope 7 Enterprise