Etope7 eMail

Ordner anlegen

Auf der linken Seite sehen Sie die Ordnerstruktur. Zusätzlich zu den Standardordnern können Sie natürlich auch eigene Ordner anlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Kopfbereich der Ordnerstruktur und wählen Sie Neuer Ordner. Sie können Ihre Ordner bearbeiten, umbenennen und wieder löschen.

Datei:Mail ordner anlegen.png

Jeder Email-Account hat seine eigene Ordnerstruktur.

Kontextmenü

Rechtsklick in den Nachrichtenbereich ruft das Kontextmenü auf.

Datei:Email kontextmenu.png

Die Standardemailfunktionen können dort ebenso aufgerufen werden, wie aus der Menüleiste.

Weitere Optionen → Header anzeigen

Der Header einer Email enthält die detaillierten Eigenschaften einer Email. Dieser kann z.B. dann nötig sein, wenn Sie z.B. prüfen möchten, wann diese Email von welchem Provider abgeschickt wurde.

Ansicht anpassen

Unter weitere Optionen können Sie Anpassungen für die Emailansicht durchführen. Sie haben z.B. die Möglichkeit sich den Lesebereich der Vorschau auf der rechten Seite anzeigen zu lassen und die Gruppierung nach Datum ein- oder auszuschalten.

Datei:Mailmodul.png

Auch die Spalteneinrichtung und die Anpassung der Markerbezeichnungen kann hier vorgenommen werden. Ein Klick auf die Spaltentitel sortiert die Mails nach der ausgewählten Spalte, wenn der Lesebereich unten angezeigt wird.

Bei der Ansicht Lesebereich rechts öffnet sich beim Klick auf den Spaltentitel ein Auswahlmenü für die Sortierung.

Datei:Email sortierung rechts.png

Kundenzuordnung

eMails kann etope auf Wunsch direkt den Kunden zuordnen. Eine Messagebox öffnet sich in der Mail, wenn eine dazugehörige Transaktion gefunden werden kann. Sie können von dort direkt zur Transaktion oder der Karteikarte des Kunden wechseln. Eine Änderung der Kundendaten ist ebenfalls direkt möglich.

Datei:Kundenzuordnung.png

Zahlungs- und Versandmarkierungen

Tipp: Eine Übersicht der Transaktionen wird im Bereich unterhalb der Mail angezeigt. Markieren Sie die Transaktion und öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü. Sie können hier die Transaktion direkt als bezahlt oder versendet, markieren. (Anwendungsbeispiel: Zahlung per PayPal, die nicht automatisch zugeordnet werden kann, Moneybookers etc., oder das manuelle Senden einer Versandbestätigung) Datei:Mail bezahltmarken.png Die Spalteneinrichtung steht auch hier zur Verfügung.

Manuelle Kundenzuordnung

eMails, die nicht automatisch zugeordnet wurden, weil z.B. der Mailabsender ein anderer war, können manuell einem Kunden zugeordnet werden. Diese Funktion finden Sie ebenfalls im Kontexmenü. Markieren Sie die gewünschte Mail und wählen Sie den Menüpunkt. Es öffnet sich die Detailsuche. Datei:Detailsuche.png Treffen Sie Ihre Auswahl der zu durchsuchenden Felder, geben Sie den Suchbegriff ein und starten Sie die Suche. Datei:Detailsuche kundenauswahl.png Markieren Sie den Kundendatensatz und wählen Sie im Menü → Kunde auswählen

eBay Messaging System

Die Yellow Button Mails, die über das eBay Messaging System versendet wurden, können direkt aus dem etope Mail Modul beantwortet werden. Klicken Sie einfach Antworten in der Menüleiste. Es öffnet sich eine Textbox, in die sie Ihre Nachricht eintippen können.

Datei:Yellow button antworten.png

Senden/Empfangen

Ein Klick auf Senden/Empfangen ruft alle angelegten eMail Konten ab. Ein Klick auf das kleine Pfeil nach unten Symbol daneben öffnet das Auswahlmenü. Datei:Mail senden empfangen.png

eMail schreiben

Datei:Mail neu.png

Ein Klick auf Neue Mail öffnet eine leere Mail. Diese kann direkt gesendet, als Entwurf im Ordner Entwürfe (Speichern und Schliessen) oder als neue Vorlage gespeichert werden. Auch das Öffnen einer beliebigen Textdatei ist möglich. Der Inhalt der Textdatei wird dann in die neue eMail eingefügt.

Textbausteine

Textblöcke oder Grussformeln etc. können als Textbausteine abgespeichert werden. Öffnen Sie eine neue Mail und wählen Sie aus dem Menü → Bearbeiten → Textbausteine, um Textbausteine anzulegen. Beispiel mfg: Neu → Eingabe bei wort: mfg → Klick auf Memo → Eingabe: mit freundlichen Grüssen

Datei:Mail textbausteine.png

Die Verwendung der Textbausteine erfolgt dann, wie Sie es von Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen kennen. Tippen Sie das vergebene Kürzel, in diesem Fall mfg und betätigen Sie die Leertaste. Der Text „mit freundlichen Grüssen“ wird eingefügt.

Dateianlagen

Öffnen Sie eine neue Mail und wählen Sie aus dem Menü → Dateianlage(n) → treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Öffnen.

Suche

Die Suchfunktion im Mailmodul arbeitet nach dem Filterprinzip. Markieren Sie den zu durchsuchenden Ordner, geben Sie den Suchbegriff ein und klicken Sie auf Suchen oder betätigen Sie die Entertaste. Zusätzliche Suchoptionen, wie Alle Ordner, Text einbeziehen oder Nur ungelesene anzeigen können gewählt werden. Angezeigt werden dann nur noch die Mails, die den gesuchten Begriff enthalten. Datei:Mail blaue leiste.png Sollen wieder alle Mails angezeigt werden, klicken Sie auf Löschen, oder entfernen Sie den Suchbegriff aus der Box. Auch der Klick auf einen Ordner bewirkt die Anzeige aller enthaltenen Mails.

Drucken

Ein Klick auf Drucken ruft die Druckvorschau für die markierte Mail auf. Sie haben dort die Möglichkeit die Seite einzurichten und den gewünschten Drucker auszuwählen.

Listendruck

Markierte eMails können auch in Form einer Übersichtsliste gedruckt werden. Rufen Sie im Hauptmenü → Listendruck die Vorlage auf. Auch hier kann eine benutzerdefinierte Vorlage erstellt oder die als Muster vorhandene bearbeitet werden.

Datei:Emailliste.png

Regeln

Sie können für jeden eMailaccount eigene Filterregeln anlegen. Diese sorgen beim Empfangen von Emails dafür, dass eMails in bestimmte Ordner verschoben werden oder aber auch SPAM Emails gelöscht werden. Untere Menüleiste → Regeln → Konto auswählen → Neue Regel

Datei:Filterregeln mail.png

Diese Regel würde z.B. bewirken, dass alle Nachrichten von peter@spam.de direkt gelöscht werden.